DECODED RH - JORNADA DO COLABORADOR

Mapa completo dos processos de RH

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Recrutamento & Seleção
Processo de atração, triagem e escolha do candidato mais adequado, garantindo eficiência, qualidade e boa experiência.
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Admissão
Formalização legal e documental da contratação, preparando o colaborador para iniciar suas atividades.
🔗
Onboarding
Integração estruturada do novo colaborador à cultura, processos e ambiente de trabalho da empresa.
⚙️
Ciclo de Vida do Colaborador
Gestão contínua do desenvolvimento, performance e engajamento do colaborador durante sua jornada na empresa.
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Desligamento
Processo estruturado de finalização do vínculo empregatício, preservando relações e conhecimento organizacional.
⚡ Recrutamento & Seleção
Processo de atração, triagem e escolha do candidato mais adequado, garantindo eficiência, qualidade e boa experiência para empresa e candidato.
Fluxo Principal
1. Divulgação da vaga
Objetivo: atrair candidatos qualificados através de LinkedIn, sites de vagas, bancos de currículos e indicações.
⚠️ Dor comum: não ter acesso a canais atrativos ou depender apenas de indicações → reduz diversidade e alcance.
2. Triagem
Objetivo: filtrar currículos alinhados ao perfil desejado.
⚠️ Dor comum: excesso de candidatos desalinhados, RH gasta tempo com perfis inadequados.
3. Entrevistas (RH e técnicas)
Objetivo: avaliar competências comportamentais e técnicas do candidato.
⚠️ Dor comum: entrevistas sem padronização → viés ou falta de consistência na avaliação.
4. Testes
Objetivo: validar conhecimento ou habilidades específicas. Principais tipos: teste técnico, idiomas, DISC (avaliação comportamental mais utilizada).
⚠️ Dor comum: testes irrelevantes ou excessivos → desgaste para o candidato.
5. Entrevista final com gestor
Objetivo: validar o fit técnico e cultural com a área solicitante.
⚠️ Dor comum: desalinhamento entre gestor e RH sobre perfil → perda de tempo e retrabalho.
6. Carta Proposta (Job Offer)
Objetivo: formalizar proposta ao candidato aprovado. Se aceita → segue para Admissão. Se recusa → retorna à triagem.
⚠️ Dor comum: falha de comunicação ou demora na proposta → candidato aceita outra oferta. Risco adicional: sistemas que não preenchem automaticamente podem enviar informações erradas ao candidato (salário, benefícios) sem possibilidade de voltar atrás.
🔧 Processos de Apoio
ATS (Applicant Tracking System)
O que é: sistema de rastreamento de candidatos.
Objetivo: organizar fluxo, registrar histórico, evitar contatos duplicados.
Analogia: funciona como um farol de visibilidade → mostra onde cada candidato está no processo.
⚠️ Dor comum: ATS sem controle de histórico → empresa aborda candidato já entrevistado ou reprovado, causando impacto negativo na marca empregadora.
📊 Indicadores-Chave (KPIs)
SLA de fechamento da vaga (Time to Fill)
Medir tempo entre abertura da vaga e contratação efetiva.
Taxa de aceitação da proposta (Offer Acceptance Rate)
Avaliar atratividade da empresa e assertividade da proposta.
Custo por contratação (Cost per Hire)
Medir eficiência financeira do processo de recrutamento.
Qualidade da contratação (Quality of Hire)
Avaliar performance e retenção do novo colaborador após contratação.
📄 Admissão
Etapa que formaliza a entrada do colaborador, garantindo documentação correta, conformidade legal, registros internos e acesso a benefícios.
Fluxo Principal
Fase 1 – Pré-Admissão (documentos e ASO)
Objetivo: reunir documentos e garantir aptidão para a função através de ASO. Exames variam conforme cargo (motorista: visão; funções de risco: audiometria).
⚠️ Dores comuns: Dificuldade de agenda em clínicas credenciadas, demora em laudos, sistemas de RH que não travam o fluxo em caso de reprovação → risco de seguir para onboarding sem aptidão.
Fase 2 – Validação cadastral no eSocial
O que é: sistema que integra Receita Federal, Caixa, Ministério do Trabalho e Previdência. Objetivo: validar dados antes da admissão oficial. Se inconsistência → prazo para corrigir, senão volta ao R&S.
⚠️ Dores comuns: Perda de prazo (admissão deve ser comunicada até 1 dia antes), inconsistências entre dados internos e governamentais → bloqueios, retrabalho e multas.
Fase 3 – Cadastro no sistema de folha + Facility
Objetivo: registrar colaborador em folha, ponto eletrônico, segurança. Facility paralelo: crachá, layout, celular, EPIs. CBO crítico: define requisitos legais e impacta cálculo de aprendizes/PCDs.
⚠️ Dores comuns: Processos manuais → inconsistências, falta de integração DP x Facility → colaborador sem crachá/computador, cadastro de verba errada → desconto IRRF/INSS indevido.
Fase 4 – Benefícios
Objetivo: garantir benefícios ativos desde o início (plano de saúde, seguro de vida, VR/VA, previdência).
⚠️ Dor crítica: colaborador iniciar sem plano de saúde ou seguro ativo → risco em caso de acidente.
🔧 Processos de Apoio
eSocial
O que é: integra folha, benefícios, admissão e eventos legais.
Ponto crítico: prazos rígidos → multas automáticas se não cumpridos.
Sistemas de Folha integrados
Objetivo: reduzir erros em cálculos e garantir integração com benefícios.
Benefício: automatização e consistência nos processos.
📊 Indicadores-Chave (KPIs)
Tempo de ativação de benefícios
Medir o prazo entre admissão e disponibilização efetiva dos benefícios.
Taxa de erros cadastrais
Percentual de inconsistências em folha, benefícios ou eSocial que geram retrabalho.
Cumprimento de prazos legais (Legal Compliance Rate)
Percentual de admissões/eventos enviados dentro do prazo legal estabelecido.
🔗 Onboarding
Processo de integração do colaborador à empresa, alinhando cultura, políticas, funções e expectativas, para acelerar a adaptação e o desempenho.
Fluxo Principal
Fase 1 – Preparação
Objetivo: preparar a chegada do novo colaborador. Inclui: kit de boas-vindas, agenda de integração, designação de buddy (padrinho/madrinha de integração).
⚠️ Dor comum: falta de planejamento → colaborador inicia sem computador, acesso ou clareza sobre o primeiro dia.
Fase 2 – Integração Institucional (1ª semana)
Objetivo: apresentar cultura, história, valores, missão, visão e políticas internas da empresa.
⚠️ Dor comum: excesso de informação em um único dia → baixa retenção e pouco engajamento.
Fase 3 – Integração Funcional (30–90 dias)
Objetivo: capacitar para atividades específicas e obrigações legais. Inclui: treinamentos técnicos, obrigatórios (CIPA, SST, LGPD, compliance), acompanhamento de gestor e RH.
⚠️ Dor comum: ausência de acompanhamento estruturado → colaborador se perde, aumenta risco de erro e frustração.
Fase 4 – Integração Estratégica (90–180 dias)
Objetivo: alinhar colaborador às metas do negócio. Inclui: metas individuais, participação em projetos estratégicos, acompanhamento de resultados.
⚠️ Dor comum: falta de clareza sobre expectativas → desmotivação precoce.
🔧 Processos de Apoio
LMS (Learning Management System)
O que é: sistema de gestão de treinamentos.
Objetivo: organiza, distribui e acompanha conclusões de treinamentos.
HCM (Human Capital Management)
O que é: sistema de gestão de pessoas.
Objetivo: integra treinamentos, performance e desenvolvimento.
⚠️ Dor comum: muitas empresas têm treinamentos aplicados, mas não monitoram se foram concluídos → prejudica auditorias, descumpre exigências legais e compromete o acompanhamento do colaborador.
📊 Indicadores-Chave (KPIs)
Tempo até produtividade (Time to Productivity)
Tempo médio até o colaborador atingir desempenho esperado na função.
Taxa de retenção inicial (Early Turnover Rate)
Percentual de colaboradores desligados nos primeiros 90/180 dias (pedido ou não atendimento de expectativas).
Engajamento no onboarding (Onboarding Engagement Score)
Nível de satisfação dos colaboradores durante o processo de integração.
Conformidade em treinamentos obrigatórios (Training Compliance Rate)
Percentual de colaboradores que concluíram treinamentos obrigatórios no prazo estabelecido.
⚙️ Ciclo de Vida do Colaborador
Etapa que abrange toda a jornada do colaborador após o período de experiência, incluindo rotinas mensais, obrigações legais, desenvolvimento, acompanhamento de performance e situações eventuais.
Fluxo Principal
Fase 1 – Período de Experiência
Objetivo: avaliar desempenho, comportamento e aderência cultural durante os primeiros 45/90 dias. Se aprovado → rotinas recorrentes. Se reprovado → desligamento.
⚠️ Dores comuns: Falta de acompanhamento estruturado → gestor sem clareza para decidir. Feedback inexistente → colaborador não entende motivos. Perda de prazo → contrato vira indeterminado, gerando custos de aviso prévio. Ideal: sistema com alerta automático sobre prazos.
Fase 2 – Rotinas Recorrentes
Objetivo: manter conformidade legal e administrativa. Inclui: folha, benefícios, ponto eletrônico, férias, 13º, PLR, eSocial. Mês de Dissídio: reajuste salarial conforme convenção coletiva.
⚠️ Dores comuns: atrasos na aplicação, erros em retroativos, múltiplos sindicatos → complexidade maior. Vantagem: garante justiça salarial, evita passivos e multas.
Fase 3 – Desenvolvimento & Performance
Objetivo: promover evolução contínua, retenção e alinhamento estratégico. Inclui: avaliações de desempenho, feedbacks e PDI (Plano de Desenvolvimento Individual). PDI: define metas para evolução de competências e carreira.
⚠️ Risco: se não acompanhado, gera frustração (mesmo efeito de pesquisas de clima sem ação). Ideal: sistema que monitora, emite alertas e conecta PDI a treinamentos, sucessão e performance.
Fase 4 – Situações Eventuais
Objetivo: gerenciar eventos extraordinários. Inclui: afastamentos (saúde, maternidade, acidente), alterações contratuais, treinamentos obrigatórios. SST: controle de exames periódicos, EPIs, laudos (PPRA, LTCAT).
⚠️ Riscos: ausência de controle gera não conformidade e passivos em acidentes. EPIs: falta de registro formal → empresa responsabilizada em acidentes.
📦 Caixinhas Extras
PJ (Pessoa Jurídica)
O que é: contratação via CNPJ, sem vínculo CLT.
Vantagem: flexibilidade, foco em projetos específicos.
Risco: se houver subordinação, jornada ou controle → Justiça pode reconhecer vínculo.
⚠️ Dor comum: empresas buscam reduzir custos, mas podem gerar ações trabalhistas.
Colaborador Intermitente
O que é: modalidade criada pela Reforma Trabalhista (2017), convocado pontualmente e pago por horas.
Quando usar: atividades sazonais ou variáveis.
Vantagem: flexibilidade, custo menor.
⚠️ Desvantagem: gestão complexa, insegurança para o colaborador, alta rotatividade.
🔧 Processos de Apoio
Sistemas de Folha e HCM
O que fazem: integram folha, ponto, benefícios, avaliações e PDI.
Ideal: gerar alertas automáticos para prazos críticos (experiência, férias, dissídio, treinamentos).
⚠️ Dor comum: sistemas que funcionam apenas como repositórios, sem gestão ativa.
eSocial
Função: centraliza eventos da vida do colaborador.
⚠️ Ponto crítico: prazos rígidos → falhas geram multas automáticas.
📊 Indicadores-Chave (KPIs)
Taxa de aprovação na experiência (Experience Approval Rate)
Percentual de aprovados ou desligados durante o período de experiência.
Taxa de erros em folha, benefícios e dissídio (Payroll & Benefits Error Rate)
Percentual de inconsistências que geram retrabalho ou passivos.
Cumprimento de prazos legais (Legal Compliance Rate)
Percentual de eventos enviados no prazo estabelecido.
Aderência às avaliações de desempenho (Performance Review Completion)
Percentual de colaboradores avaliados conforme cronograma.
Retenção de talentos (Employee Retention Rate)
Percentual de retenção anual - apoiar decisões estratégicas.
Custo do colaborador (Employee Cost)
Soma de salário, encargos e benefícios para sustentabilidade financeira.
📋 Desligamento
Processo que formaliza o encerramento do vínculo entre colaborador e empresa, assegurando conformidade legal, segurança administrativa e preservação da imagem da organização.
Fluxo Principal
Fase 1 – Comunicação da Decisão
Objetivo: informar de forma clara, respeitosa e transparente a decisão. Tipos de desligamento: pedido de demissão, rescisão sem justa causa, rescisão por justa causa, encerramento de contrato de experiência.
⚠️ Dores comuns: Comunicação mal conduzida → impacto no clima e reputação. Gestores despreparados → risco de conduzir de forma fria ou agressiva, colaborador sai ressentido. Saída mal conduzida pode ser gatilho para ação trabalhista.
Fase 2 – Rotinas Legais e Administrativas
Base legal: toda rescisão segue a CLT e pode incluir etapas adicionais previstas em convenção coletiva, como homologação no sindicato (dependendo do tempo de casa ou regras da categoria). Inclui: cálculo de verbas rescisórias (saldo de salário, férias, 13º, aviso prévio etc.), comunicação ao eSocial (eventos S-2299 e S-2399), homologação sindical se exigida, pagamento de verbas no prazo legal (até 10 dias).
⚠️ Dores comuns: Erros de cálculo → risco de ações trabalhistas. Perda de prazos → multas automáticas. Falha em seguir convenção coletiva → risco de nulidade ou autuação sindical.
Fase 3 – Devolução de Recursos e Acessos
Objetivo: garantir devolução de bens corporativos e encerramento de acessos digitais. Inclui: crachá, notebook, celular, carro, EPIs, logins e sistemas internos.
⚠️ Dores comuns: Recursos não devolvidos → prejuízo financeiro. Acessos não encerrados → risco grave de segurança da informação. Falta de termos de responsabilidade assinados → impossibilidade legal de desconto em caso de não devolução. Ideal: gestão documental integrada ao HCM.
Fase 4 – Entrevista de Desligamento (Exit Interview)
Objetivo: entender motivos da saída e coletar percepções para melhoria contínua. Formatos possíveis: entrevista presencial, formulário digital, pesquisa anônima. Benefício: gera insights sobre clima, liderança e práticas de gestão.
⚠️ Dores comuns: Não realizar → perda de aprendizado estratégico. Realizar mas não analisar → dados viram "arquivo morto", prejudicando credibilidade do RH.
🔧 Processos de Apoio
Sistemas de Folha e HCM
O que fazem: automatizam cálculos de rescisão, prazos e emissão de documentos.
Ideal: integrados ao eSocial e com gestão documental de bens.
eSocial
Função: centraliza eventos de desligamento.
Ponto crítico: prazos rígidos → falhas geram multas automáticas.
📊 Indicadores-Chave (KPIs)
Tempo de conclusão do desligamento (Offboarding Lead Time)
Tempo entre comunicação e finalização dos trâmites.
Taxa de erro em cálculos rescisórios (Termination Payroll Error Rate)
Percentual de rescisões com inconsistências financeiras.
Custo do desligamento (Termination Cost)
Valor médio gasto por desligamento (verbas + encargos + passivos).
Taxa de participação em entrevistas de desligamento (Exit Interview Completion Rate)
Percentual de colaboradores que participam.
Principais motivos de saída (Top Reasons for Turnover)
Ranking dos motivos mais recorrentes, base para planos de retenção.